Hallituksen kokouksen 11.1.2009 pöytäkirja () 12.03.2009 Maan ystävät ry:n hallituksen kokous sunnuntaina 11.1.09 klo 10.00 Helsingissä, Mechelininkatu 36, Nuorten luontotalo, MY:n kokoustila. LÄSNÄ: Tiina Ahokas (Turku), Kristian Argillander (Helsinki) saapui klo 11:28, Anders Backström (Helsinki), Jenni Gästgivar (Pori), Olli-Pekka Haavisto (Vilppula-Mänttä), Emilia Honkonen (Tampere), Laura Kimari (Helsinki), Kaisa Miettunen (Helsinki), Noora Ojala (Helsinki), Tapio Solala (Pori). PÖYTÄKIRJA § 1 KOKOUKSEN AVAUS pj. Tiina Ahokas avasi kokouksen klo 10.54 § 2 KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN Kokoukselle valittiin pj:ksi Tiina Ahokas, pöytäkirjantarkastajiksi Jenni Gästgivar ja Tapio Solala, sihteeriksi Olli-Pekka Haavisto. § 3 LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kutsu toimitettu on hyvissä ajoin ja paikalla oli enemmän kuin yksi puheenjohtajiston edustaja ja kolme hallituksen jäsentä, joten yhdistyksen sääntöjen mukaiset päätösvaltaisuuden edellytykset täyttyivät. § 4 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Esityslista hyväksyttiin seuraavin muutoksin: Päätösasioissa ilmaus ’kampanjoiden rahapäätökset’ muutettiin ilmaukseksi ’toimintaryhmien rahapäätökset’. Lisättiin päätösasioihin seuraavat kohdat. Kolga-hankkeen muutosagentin valinnan siirtäminen työryhmälle. Päättäminen Krakovaan, Kolga-hankkeen kokoukseen lähtijöistä. Kysely MY:n nykyisille ja entisille jäsenille. Selvitetään erillistuen mahdollisuudet jäsenlehdelle ja tuen hakemisesta päättäminen. Nimenkirjoitusoikeuden jatkaminen taloudenhoitajalle. Lisättiin ilmoitusasioihin seuraavat kohdat. Paikallisryhmien aktivoiminen jäsenlehden kirjoittajiksi. hallituksen tuki paikallisryhmien toimintaan. kysely nykyisille ja entisille jäsenille. Lisättiin muihin esille tuleviin asioihin seuraavat kohdat. Hallituksen jäsenten tuki paikallistoiminnalle halkojen yhteydessä. Jäsenlehden toimituksen toivomus. Muistutus kokouksiin valmistautumisesta. § 5 PÄÄTÖSASIAT a.Todettiin, että jäseniä on 566. Hyväksyttiin 10 henkilöä uusiksi jäseniksi. b.Toimintaryhmien rahapäätökset: - Yhden maapallon toiminnassa ei tehty rahapäätöksiä. - Ilmastotoiminnan lentomaksuraha 8000¤ päätettiin osoittaa kehyhankkeisiin seuraavasti: Yayasan Pelangi Indonesia –hanke, jolla hankitaan tehokkaampia ja vähäpäästöisempiä puuliesiä, ei voinut ottaa vastaan syksyn rahoja, koska kuivuus esti hankkeen toteuttamisen syksyn 2008 vaiheen. Summa, 2000¤, päätettiin siirtää muille hankkeille Afrikassa tai Aasiassa, joita parhaillaan etsitään/tutkitaan. Ugandan Urban Environment hankkeelle siirretään heti 1500¤ ja toukokuussa 1500¤. Kenian Bigwith hankkeelle siirretään toukokuussa 1500¤ ja syksyllä 1500¤, jos hanke etenee sovitusti. c. Hallituksen tehtävien työnjako ja tehtävänkuvat - Nuukuusviikko: yhteyshenkilö Kristian Argillander. - ilmasto.org: yhteyshenkilö (yhteydessä i-orgin toimitusjohtaja Sini Eräjäähän) Laura Kimari. - Vaihdavirtaa-internetsivusto: yhteyshenkilö (yhteydessä Riitta Savikkoon) Emilia Honkonen. - Polttava kysymys: yhteyshenkilö Laura Jäättelä - Maailmankuvat: yhteyshenkilö Noora Ojala - Voima- ja Into Kustannus: yhteyshenkilö hallitusten jäsen Olli-Pekka Haavisto - Kolga-hanke: yhteyshenkilöt Jenni Gästgivar ja Tiina Ahokas - Asia Europe People’s Forum: yhteyshenkilö MY:n AEPF-edustaja Olli-Pekka Haavisto - Nuoret ja kehitys – hanke: yhteyshenkilö Kaisa Miettunen. - Ilmastotoiminta: yhteyshenkilö Laura Jäättelä. - Yhden maapallon toiminnan: yhteyshenkilö Olli-Pekka Haavisto - Paikallisryhmävastaavia päätettiin valita kaksi ja heidän vastuualueensa seuraavasti: 1.Kaisa Miettunen: Helsinki, Hyvinkää, Joensuu, Kuopio, Oulu. 2.Tapio Solala: Jyväskylä, Lahti, Pori, Tampere, Turku, Vaasa. - Toimistojen yhteyshenkilöt: Turku, Tiina Ahokas; Tampere, Emilia Honkonen; Helsinki, Anders Backström. - Polttava kysymys – kampanjan Merin työnohjaus: Tiina Ahokas - Hankkeiden yhteyshenkilöt raportoivat puheenjohtajistolle. - Työsopimuksista ja –todistuksista vastaa puheenjohtajisto. - Hallituksen kokousten järjestämisessä jatketaan vastuuhenkilön kiertävää käytäntöä. - ViSio-hakemusten vastuuhenkilö (yhteydessä viime vuoden vastuuhenkilöön): Anders Backström. - Väentapaamisten järjestämisen vastuuhenkilö: Jenni Gästgivar. - Toimintakertomus on tehtävä helmikuun aikana, ja tilinpäätös sekä toimintakertomus on käsiteltävä hallituksen kokouksessa maaliskuussa. Niiden päävastuuhenkilö on Emilia Honkonen paikallisryhmien ja ilmastotoiminnan osalta, Yhden maapallon toiminnan osalta vastuuhenkilö on Olli-Pekka Haavisto. Toimintasuunnitelma sekä talousarvio tehdään syksyllä ja niiden vastuuhenkilö päätetään myöhemmin ennen kesätaukoa pidettävässä hallituksen kokouksessa. - Rahoitushakemusten vastuuhenkilöt (mm. ympäristö- ja opetusministeriön yleisavustukset): Tiina Ahokas ja Noora Ojala. - Sisäinen tiedottaminen: Paikallisryhmävastaavat Tapio Solala ja Kaisa Miettunen vastaavat tästä paikallisryhmien osalta, yhteydet paikallisryhmiin kahden viikon välein. Muilta osin sisäisen ja muun tiedottamisen (mm. nettisivut – nykyiset ja uudet sivut) vastuuhenkilöksi Tiina Ahokas pyytää tehtävään Laura Jäättelää. Kaikille hallituksen jäsenille välitetään nettisivujen (www.maanystavat.fi) tunnukset ja ohjeet, minkä jälkeen jokainen hallituksen jäsen huolehtii omalta osaltaan hallituksen kalenterin ajantasaisuudesta. Jenni Gästgivar vastaa tästä. - - Kun hallituslaiset vastaavat ulkopuolelta tulleisiin kyselyihin ja kommenttipyyntöihin, hallituslaiset laittavat aina kopion hallitus@maanystavat.fi-listalle. - - Allekirjoitukset vetoomuksiin yms. vanhan käytännön mukaisesti. (1. vetoomusallekirjoituksen pyytäjä laittaa pyynnön aktiivit-listalle viikkoa ennen määräaikaa, jonka jälkeen allekirjoitus voidaan tehdä MY:n nimissä, ellei vastustusta ilmene. 2. pikaisen pyynnön kohdalla vetoomusallekirjoituksen pyytäjä laittaa pyynnön aktiivit-listalle ja soittaa vähintään yhdelle puheenjohtajista. Jos vastustusta ei ilmene, voidaan allekirjoitus tehdä MY:n nimissä. Näin voidaan menetellä vain, jos vetoomusteksti on selvästi Maan ystävät ry:n aikaisempien kannanottojen mukainen. 3. Jos kannanotto on uudesta aiheesta tai muuten aikaisemmin käsittelemätön, kohtaa 2 ei voida soveltaa. Sähköpostilistoille ilmoitetuissa määräajoissa täytyy aina ilmaista viikonpäivä, päivämäärä ja kellonaika.) - - Kommentoinnit hoitaa puheenjohtajisto, sen delegoima henkilö tai itsenäisesti ko. alan asiantuntija, joka on MY:n jäsen. - - Oman alansa asioissa jäsen voi edustaa Maan ystävät ry:tä eri tilaisuuksissa ilman erikseen hallitukselta tai puheenjohtajistolta pyydettyä lupaa. d.Hallitusten tulevien kokousten päivämäärät: su 1.2.09 Tampere MYTYn toimistolla klo 12.00 (halkovastuu Emilia Honkonen), su 1.3.09 Jyväskylä (halkovastuu Kaisa Miettunen), su 5.4.09 Lahti (halkovastuu Anders Backström. Tiina Ahokas vastaa kokouspaikan järjestelystä), Väentapaaminen pe 8.-su 10.5.09 halko pe 8.5.09 Turku (halkovastuuhenkilö sovitaan myöhemmin), la 6.6.09 Hyvinkää (halkovastuu Jenni Gästgivar & paikkavastuu Kaisa Miettunen), la 22.- su 23.8.09 Pori (halkovastuu Tapio Solala), loput vuoden 2009 halkopäivämäärät päätetään viimeistään kesäkuussa. e. Kolga-hankkeen työntekijän rekrytoinnin edistäminen: Päätettiin laittaa uusi työnhakuilmoitus (määräaika 16.1.09) s-postilistoille, ja perustaa työryhmä työntekijän valintaa varten, jolle annettiin päätösvalta henkilön valinnasta. Työryhmän jäseniksi päätettiin Tiina Ahokas, Jenni Gästgivar, Anders Backström. f. Krakovaan Kolga-koulutukseen 10. - 14.2.09 päätettiin lähettää Tiina Ahokas ja Kolga-hankkeen työntekijä, varalla Laura Kimari. g. Krakovan matkan matkakorvaukset, joiden suuruusluokka on noin 200¤/hlö ja reitti laivalla sekä bussilla Baltian halki, päätettiin maksaa kahdelle lähtijälle. h. Kolga-hankkeen kehittäminen: - kehittämistavoitteista päättäminen: Kolga Project Planning Meeting pidettiin Berliinissä 27. – 28.11.2008. Tapaamisesta tehdyssä muistiossa on merkitty seuraavasti: Project objectives of Maan ystävät were introduced: 1.Improving internal and external communication 2. Developing a common plan - What we want to achieve in near future 3. Voluntary activism 4. Strengthening the governance 5. Diversity of action - Maintaining the diversity of our action and making it a strength - Improving campaigning skills 6. Membership development 7. Fundraising Toiseen kohtaan päätettiin lisätä lyhyen aikavälin tavoitteiden lisäksi pitkän aikavälin tavoitteet. Lisäksi keskusteltiin sisältötavoitteista perusteellisesti. Päätettiin pysyä viime väentapaamisen päätöksissä sisällön painopistealueista, jotka ovat ilmasto ja kulutuskriittisyys. Sen vuoksi, että Kolga-hanke on monivuotinen, päätettiin jättää kolmas painopistealue määrittelemättä siltä varalta, että tulevaisuudessa jokin aihealue nousee välttämättömäksi toiminta-alueeksi. Lisäksi keskustelussa korostettiin vahvasti ja päätettiin tavoitteeksi ylläpitää ja kehittää toiminnan sisältöjen monimuotoisuutta sekä sen muodostamista MY:n vahvuudeksi. Jäsenkehityksestä totesimme, että jäsenmäärän kasvu on suotavaa, muttei itsetarkoitus. Rahoituksesta emme keskustelleet. Näin ollen päätimme muuttaa muistion Maan Ystävien Kolga-hankkeen tavoitteet seuraavaan suomenkieliseen muotoon: sisäisen ja ulkoisen kommunikaation kehittäminen yhteisen suunnitelman luominen a.mitä haluamme saavuttaa lyhyellä aikavälillä b.mitä haluamme saavuttaa pitkällä aikavälillä vapaaehtoinen aktivismi hallinnon vahvistaminen toiminnan monimuotoisuus a.toiminnan monimuotoisuuden ylläpitäminen ja sen tekeminen vahvuudeksi. b.kampanjataitojen kehittäminen jäsenkehitys, jossa määrän nousu on suotavaa, muttei itsetarkoitus. rahoitus - paikallistoiminta-avustaja ja järjestösihteeri pyritään palkkaamaan. i. Tehdään entisten ja nykyisten jäsenten kysely MY:iin liittymisestä, MY:ssä toimimisesta ja MY:n jättämisestä. Vastuuhenkilö Jenni Gästgivar. j. Selvitään jäsenlehdelle erillistukea ja haetaan mahdollista tukea. Selvityksen suorittaa Olli-Pekka Haavisto. Päätettiin, että pyritään lehden erillisrahoitukseen. Päätettiin, että mikäli löytyy asiaan soveltuvia julkisia tukia, niitä haetaan. k. Vahvistetaan nimenkirjoitusoikeuden jatkaminen yhdistyksen taloudenhoitaja Leena Helvalle MY:n sääntöjen 8. pykälän mukaisesti. § 6 ILMOITUSASIAT a.Talouskatsaus ja toimintabudjetti puuttuvat teknisistä esteistä johtuen. b.Hankkeiden kuulumisia ei valmisteltu, siirretään seuraavaan kokoukseen. c.Paikallisryhmien ja kampanjoiden kuulumisia ei valmisteltu, siirretään seuraavaan kokoukseen. d.Turun toimiston työntekijä kysyy toimenkuvaa. Asia delegoidaan puheenjohtajistolle ja otetaan seuraavaan kokoukseen käsiteltäväksi. e.Tampereen toimistossa Olli Wetterstrand jatkaa työllistämistuella. Hän hakee töitä myös muualta, joten on valmistauduttava mahdollisen uuden työntekijän etsimiseen. § 7 MUUT ESILLE TULLEET ASIAT a.Hallitus tukee paikallisryhmiä halkopaikkakunnilla joko sisä- tai ulkotilaisuuden järjestämisessä aina halkon järjestämisen yhteydessä, esimerkiksi tarjoamalla asiantuntija apua puhetilaisuuksiin tai apua tempauksen järjestämiseen. b.Toivomukset jäsenlehden toimitukselta: 1. Hallituksen jäsenet kirjoittavat vuorollaan lehteen. 2. Paikallisryhmät aktivoituvat lehden tekstien tuottamiseen. 3. Toimintaryhmät aktivoituvat lehden tekstien toimittamiseen. c.Todettiin, että hallituksen kokouksiin on valmistauduttava hyvissä ajoin ja kaikista päätöksenteon kannalta tarvittavien asioiden tulee olla täsmällisesti tiedossa etukäteen. § 8 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.21.