Muutos ei tapahdu itsestään,
se on tehtävä!

Pauligin huvilan tavarapyörän rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivämäärä: 27.6.2017

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin seudun Maan ystävät ry
Mechelininkatu 36 B
00260 HELSINKI

Luonto-Liiton Uudenmaan Piiri ry
Mechelininkatu 36 A
00260 HELSINKI

Helsingin 4H-yhdistys ry
Mechelininkatu 36 A
00260 HELSINKI

2. Yhteystaho rekisteriä koskevissa asioissa

Artturi Tilanterä
artturi.tilantera (at) maanystavat.fi

3. Rekisterin nimi

Pauligin huvilan tavarapyörän asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:ään perustuen asiakassuhteiden hoitoa, lainauksenvalvontaa ja tilastointia varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot tavarapyörän lainaamiseksi:
- nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja allekirjoitus
- päivämäärä ja kellonaika tavarapyörän lainauksesta ja palautuksesta
- lainatut tavarapyörän lisävarusteet
- tieto pantin maksamisesta takaisin sekä mahdolliset viat ja puutteet palauttaessa
- lainaus- ja palautustapahtuman hoitaneen järjestön nimi, vastaavan henkilön nimi ja nimen selvennys

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille laissa määritellyin perustein.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei siirretä tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Täytetty lainaussopimus ja tiedot palautuksesta säilytetään lukitussa tilassa, johon vain rekisteriä käsittelevällä henkilöllä on pääsy. Tila on automaattisesti vartioitu. Vanhat lainaajatiedot hävitetään asiakirjatuhoojalla.

B. ATK:lle tallennetut tiedot

Tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja laina-aika on suojattu kolmannen osapuolen palvelussa salasanalla.

 

Description of file

This description is related to the Finnish Personal Data Act (523/99, Henkilötietolaki), Section 10.
Date of the document: 20.6.2017

1. Controller of file

Helsingin seudun Maan ystävät ry
Mechelininkatu 36 B
00260 HELSINKI

Luonto-Liiton Uudenmaan Piiri ry
Mechelininkatu 36 A
00260 HELSINKI

Helsingin 4H-yhdistys ry
Mechelininkatu 36 A
00260 HELSINKI

2. Representative of the controller

Artturi Tilanterä
artturi.tilantera (at) maanystavat.fi

3. Name of the file

Villa Paulig cargo bicycle customer registry (”Pauligin huvilan tavarapyörän asiakasrekisteri” in Finnish)

4. The purpose of the processing of the personal data

The personal data is processed based on the Personal Data Act, Section 8, for taking care of customer relationships, controlling the borrowing procedures and for statistics.

5. Description of the data

The following data will be recorded to the file for reserving and borrowing the cargo bike and its accessories:
- the borrowee’s name, date of birth, street address, phone number, e-mail address and signature
- date and time of borrowing and returning
- what accessories are borrowed
- information on paying back the deposit at return with note of possible damages
- the name of the organisation, the signature and printed name of the person representing the organisation at the borrowing and return

6. The source of the data

The data is given by the customer.

7. The regular destinations of disclosed data

The data may be given to public authorities according the principles of Finnish law.

8. Transferring the data outside the European Union or European Economic Area

The data is not transferred outside European Union or European Economic Area.

9. Description of the principles in accordance to which the data file has been secured

A. Manual data

The printed, filled and signed contract, and also the return information, is stored in a locked space with authorised access only. The space is automatically guarded. Old customer information on paper is shredded.

B. Digital data

The data is processed confidentially and the customer registry has been protected from unauthorised use. Customer’s name, e-mail address and loan time is protected with password on a third party service.